Комплексная документация по охране труда: полный разбор для работодателя

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА В ОРГАНИЗАЦИИ: ПОЛНЫЙ ПАКЕТ И ТРЕБОВАНИЯ

Каждое предприятие обязано организовать безопасную работу сотрудников, что требует не только оснащения рабочих мест и проведения инструктажей, но и ведения системной документации по охране труда. Эти документы фиксируют порядок обеспечения безопасности, распределяют ответственность и регулируют работу службы охраны труда на всех уровнях.

Закон не устанавливает строгого перечня обязательных документов, однако практика показывает, что комплекс документации должен включать несколько ключевых элементов:

• положение о службе охраны труда и ее задачах;

• внутренние регламенты по охране труда и инструкции для всех должностей и специальностей;

• документы, регулирующие порядок обучения работников безопасным методам работы и проверку их знаний;

• записи системы управления охраной труда (СУОТ), отражающие процессы контроля и соблюдения требований;

• приказы о назначении ответственных за направления безопасности: пожарную защиту, выдачу средств индивидуальной защиты, проведение инструктажей;

• программы обучения и инструкции по охране труда;

• журналы учета всех видов инструктажей — вводных, первичных, повторных, целевых и внеплановых;

• протоколы проверки знаний сотрудников;

• журналы учета выдачи инструкций, а также регистрации несчастных случаев и микротравм.

Для удобства их можно сгруппировать по направлениям, которые они регулируют:

КОГДА И КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА СОЗДАНИЕ СЛУЖБЫ ОХРАНЫ ТРУДА

Перед оформлением документов по охране труда важно определить, кто будет отвечать за их разработку. Согласно приказу Минтруда России № 37 от 31 января 2022 г., организация должна иметь либо службу охраны труда, либо назначенного специалиста, в зависимости от численности сотрудников.

В компаниях с более чем 50 сотрудниками и производственными процессами документы готовят специалисты службы охраны труда, закрепленные приказом. В малых организациях (менее 50 человек) их разработка может выполняться одним специалистом по охране труда, при необходимости с привлечением бухгалтера, юриста или кадровика. Если штатной единицы нет, ответственность возлагается на назначенного приказом сотрудника.

Локальные документы по охране труда обязательны для всех предприятий, независимо от направления деятельности. Согласно разъяснениям Минтруда (письмо № 15-2/ООГ-2136 от 10 июня 2016 г.), под производственной деятельностью понимается не только выпуск товаров, но и оказание услуг. Даже компании без собственного производства обязаны назначить ответственных и подготовить необходимую документацию.

На малых предприятиях (до 50 сотрудников) обязанности по охране труда можно возложить на руководителя, ответственного сотрудника или передать сторонней организации. Эти лица формируют и ведут документы, контролируют инструктажи и проверку знаний, обеспечивая соблюдение требований безопасности.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Документы по охране труда хранятся в архиве в соответствии с Перечнем Росархива № 236 от 20.12.2019. Аттестационные протоколы, программы обучения и инструктажей — 5 лет, акты и предписания по технике безопасности с отчетами — 5 лет, журналы инструктажей по технике безопасности и пожарной безопасности, а также докладные о выдаче спецодежды и питания — 3 года.

Справки, протоколы и заключения о вредных, опасных или тяжелых условиях труда — 75 лет, документация по СОУТ с отчетами, картами, протоколами и заключениями — 45 лет. Планы улучшения условий труда, полисы страхования опасных объектов, журналы аварий и документы о происшествиях с человеческими жертвами или крупным ущербом хранятся бессрочно.

Документы следует размещать в сухих, затемненных, проветриваемых помещениях с ограниченным доступом. При отсутствии архива можно использовать отдельное место в отделе кадров или кабинете делопроизводителя, запирающийся шкаф или сейф.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТОДАТЕЛЯ ЗА НАРУШЕНИЯ ПРАВИЛ ОХРАНЫ ТРУДА

Согласно статье 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях, организации несут ответственность за несоблюдение требований охраны труда. Размер штрафа для юридических лиц составляет от 50 до 80 тысяч рублей. К ключевым нарушениям относятся:

• несоблюдение порядка проведения специальной оценки условий труда, отсутствие отчетной документации или неполное оформление результатов;

• проведение обучения и тестирования сотрудников по охране труда с нарушениями, либо полное игнорирование образовательных мероприятий;

• несоблюдение регламента прохождения медицинских осмотров, включая пропуски и ошибки в документах;

• отсутствие у работников необходимых средств индивидуальной защиты, что создает реальную угрозу их безопасности.

С 1 марта 2022 года работодатели получили новые полномочия для контроля соблюдения правил:

• установка видеонаблюдения и аудиоконтроля, позволяющего отслеживать использование средств защиты и соблюдение правил техники безопасности;

• право отстранять сотрудников от работы, если они отказываются применять положенные средства индивидуальной защиты.