Электронные медкнижки: переходный период продлили до 1 сентября 2027 года

Работодателям, которые уже готовились полностью отказаться от бумажных личных медицинских книжек, менять формат работы с 1 сентября 2026 года не потребуется. Переходный период продлили еще на год, поэтому бумажные ЛМК можно продолжать оформлять и использовать до 1 сентября 2027 года. При этом электронные медицинские книжки не отменяются и продолжают действовать параллельно с бумажными.

Изменения внесены приказом Минздрава России от 29 июля 2026 года № 705н в порядок, утвержденный приказом Минздрава России от 18 февраля 2022 года № 90н. Одновременно скорректирован состав сведений, которые отражаются в электронной медицинской книжке: теперь в нее включаются данные о поле и гражданстве владельца. Работодатель самостоятельно эти сведения не заполняет, однако при взаимодействии с медицинской организацией стоит понимать, каким образом устраняются расхождения в персональных данных.

Для каких работодателей перенос особенно важен

Продление переходного периода касается организаций, где сотрудники обязаны иметь личные медицинские книжки в связи с характером своей работы. К таким работодателям относятся предприятия торговли и общественного питания, организации, связанные с питьевой водой, образовательные и оздоровительные учреждения, а также другие организации, для которых обязанность по оформлению ЛМК предусмотрена санитарными требованиями.

При этом определять необходимость медкнижки только по названию должности неправильно. Значение имеют фактические обязанности работника, его взаимодействие с продукцией или людьми и конкретное нормативное основание. Если ЛМК требуется только отдельным сотрудникам подразделения, автоматически распространять это требование на весь персонал не следует.

До окончания переходного периода могут использоваться оба формата:

• электронная личная медицинская книжка;
• бумажная личная медицинская книжка;
• действующие документы в том формате, который допускается в рамках переходного порядка.

Таким образом, перенос срока не возвращает систему исключительно к бумажным документам, а лишь продлевает возможность их использования одновременно с электронными.

Какие обязанности работодателя сохраняются

Изменение срока не затрагивает обязанность контролировать обязательные медицинские осмотры. Если работник должен пройти предварительный или периодический медосмотр, работодатель по-прежнему не вправе допускать его к работе при отсутствии предусмотренного законом обследования. Личная медицинская книжка отражает необходимые сведения, но сама по себе не заменяет направление на осмотр, медицинское заключение и установленный порядок контроля допуска.

Также сохраняются другие процедуры, если они обязательны для конкретной работы. В зависимости от вида деятельности это могут быть профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация, обследования, вакцинация при наличии соответствующих оснований и выполнение санитарных требований к условиям труда. Поэтому проверять необходимо не только наличие ЛМК, а весь набор обязательных медицинских и санитарных процедур.

Отдельное внимание следует уделить подлинности и актуальности документа. Работодатель должен убедиться, что книжка оформлена на конкретного сотрудника, выдана или ведется уполномоченной организацией и содержит актуальные сведения о необходимых процедурах.

Что стоит пересмотреть во внутренних процессах

Дополнительный переходный год лучше использовать не для откладывания подготовки, а для спокойной настройки системы учета и допуска работников. В первую очередь необходимо определить, кому действительно требуется ЛМК, в каком формате она ведется и кто отвечает за контроль сроков.

Работодателю стоит проверить:

• перечень сотрудников, для которых наличие ЛМК обязательно, и нормативное основание по каждой позиции;
• внутренний порядок допуска к работе и распределение ответственности между кадровой службой, охраной труда и руководителями подразделений;
• договор с медицинской организацией, включая порядок оформления бумажных и электронных книжек, передачи сведений и исправления ошибок;
• внутренние документы, в которых мог быть установлен полный отказ от бумажных ЛМК уже с 1 сентября 2026 года;
• порядок доступа к персональным и медицинским сведениям;
• готовность кадровиков и руководителей правильно различать отсутствие ЛМК и отсутствие обязательного медосмотра.

Если внутренний локальный акт запрещает бумажные книжки с 1 сентября 2026 года, такую формулировку необходимо пересмотреть. Иначе организация может сама создать необоснованное ограничение для работников, хотя переходный период официально продлен.

Как организовать учет медицинских книжек

Для контроля удобно вести отдельный внутренний реестр работников, которым требуется ЛМК. В нем достаточно отражать сведения, необходимые для своевременного допуска и направления на обязательные процедуры. Избыточно переносить туда диагнозы или другую медицинскую информацию, которая работодателю для организации работы не требуется.

В таблице можно фиксировать Ф.И.О. сотрудника, подразделение, должность, основание для оформления книжки, ее формат, номер или идентификатор, дату выдачи, дату последнего обязательного осмотра, ближайший контрольный срок, медицинскую организацию и ответственного сотрудника.

Доступ к такому реестру следует предоставлять только тем работникам, которым сведения нужны для исполнения служебных обязанностей. Это особенно важно с учетом того, что информация, содержащаяся в ЛМК, относится к данным ограниченного доступа.

Для удобства контроля можно настроить несколько внутренних статусов:

• срок обязательной процедуры уже истек;
• до контрольной даты осталось не более 30 дней;
• необходимые сведения отсутствуют или заполнены не полностью.

Такой порядок позволяет заранее направлять человека на необходимую процедуру, а не обнаруживать проблему непосредственно перед выходом в смену.

Какие ошибки могут создать проблемы

Одна из распространенных ошибок — воспринимать продление переходного периода как отмену электронных ЛМК. Электронный формат сохраняется, изменена только дата окончания периода, когда допускается использование бумажных книжек.

Не менее рискованно допускать сотрудника к работе только по фотографии, копии или формальному наличию книжки без проверки прохождения обязательного медосмотра и актуальности сведений. Обратная проблема возникает, когда организация требует ЛМК у сотрудников, для которых такого обязательства нормативно не установлено. Это приводит к избыточному сбору медицинской информации и создает дополнительные риски при работе с персональными данными.

Еще одна ошибка — полностью отложить подготовку к электронному формату до следующего года. Дополнительный срок лучше использовать для проверки договоров с медицинскими организациями, настройки доступа к электронным сведениям, распределения ответственности и подготовки резервного порядка действий при технических сбоях.

Как подготовиться к окончательному переходу

До 1 сентября 2027 года организация может продолжать использовать бумажные личные медицинские книжки, но порядок контроля работников при этом не становится проще. Требования к обязательным медосмотрам, достоверности сведений и допуску персонала продолжают действовать в полном объеме.

Поэтому к окончанию переходного периода у работодателя уже должна быть выстроена понятная система: определен перечень работников с обязательными ЛМК, настроен внутренний учет, распределена ответственность, проверено взаимодействие с медицинской организацией и отработан электронный формат. Продление срока дает дополнительное время для подготовки, но не освобождает от выполнения действующих требований.