Архивное дело и документационное управление: обучение и профессиональные задачи

ЧЕМ ЗАНИМАЕТСЯ АРХИВАРИУС

Архивариус - это специалист, который принимает, учитывает, систематизирует и хранит документы, переданные в архив. Он обеспечивает сохранность материалов и организует их поиск и использование по запросам.

Профильный профессиональный стандарт - «Специалист архива», утвержденный приказом Минтруда России от 18.03.2021 № 140н. В нем предусмотрены трудовые функции, связанные с комплектованием архива, хранением, учетом и использованием архивных документов.

В зависимости от места работы специалист:

• принимает документы от структурных подразделений;

• проверяет подготовку дел к передаче в архив;

• формирует и систематизирует дела;

• ведет учет и составляет описи;

• участвует в экспертизе ценности документов;

• контролирует сроки хранения;

• обеспечивает сохранность материалов;

• выполняет поиск документов и оформляет их выдачу;

• работает с электронными архивными документами.

Архивариус может заниматься документами текущей организации, которые после завершения работы передаются на хранение. Это могут быть приказы, кадровые материалы, договоры, отчеты, переписка и другие документы, для которых установлены определенные сроки хранения.

Экспертиза ценности нужна для определения дальнейшей судьбы документов. В результате устанавливается, какие материалы необходимо сохранять, а какие после окончания установленного срока могут быть подготовлены к уничтожению в предусмотренном порядке.

Правовые основы архивного дела определяет Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

ЧЕМ ЗАНИМАЕТСЯ ДОКУМЕНТОВЕД

Документовед - это специалист, который организует работу с документами внутри организации. Его задачи связаны с созданием, оформлением, регистрацией, движением, контролем исполнения и хранением документации.

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению документами организации» утвержден приказом Минтруда России от 27.04.2023 № 421н. Документ предусматривает должность документоведа и описывает трудовые функции в сфере документационного обеспечения управления.

Рабочие задачи включают:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

• проверку правильности оформления;

• организацию движения документации между подразделениями;

• контроль исполнения документов и поручений;

• систематизацию документов;

• подготовку локальных инструкций по делопроизводству;

• организацию хранения документации;

• подготовку документов к передаче в архив.

Документовед работает с документацией до того момента, когда она становится частью архивного хранения. Например, поступившее письмо нужно зарегистрировать, передать исполнителю, проконтролировать выполнение поручения и затем систематизировать в соответствии с правилами организации.

В крупных компаниях документационные функции распределяются между несколькими специалистами. Документовед может взаимодействовать с делопроизводителями, кадровой службой, секретариатом, юридическим отделом и архивом.

АРХИВАРИУС И ДОКУМЕНТОВЕД: ОСНОВНЫЕ ОТЛИЧИЯ

Разница между профессиями определяется прежде всего объектом работы. Документовед отвечает за организацию движения документов внутри организации. Архивариус принимает документы на хранение и обеспечивает их учет, сохранность и использование.

В небольшой организации границы между функциями могут быть шире. Один сотрудник иногда совмещает ведение делопроизводства и архивную работу. При трудоустройстве поэтому нужно изучать должностные обязанности, а не ориентироваться только на название вакансии.

ГДЕ РАБОТАЮТ СПЕЦИАЛИСТЫ

Для архивариуса основным местом работы может стать государственный или муниципальный архив, архивное подразделение предприятия, учреждения образования, здравоохранения, культуры, научной организации или коммерческой компании.

В государственном архиве специалист работает с документами, принятыми на хранение, и запросами пользователей. В архиве предприятия основной массив составляют документы конкретной организации.

Документоведы востребованы в структурах с большим объемом управленческой документации. Они могут работать в органах власти, государственных учреждениях, образовательных и медицинских организациях, промышленных предприятиях, банках и крупных коммерческих компаниях.

Рабочее место документоведа может находиться в службе документационного обеспечения управления, канцелярии или административном подразделении. В крупных организациях отдельные функции передаются специалистам по делопроизводству и электронному документообороту.

Повышение квалификации, переподготовка, целевые курсы — всё в одном центре

От актуализации знаний до смены профессии — подберём программу под вашу задачу:

• Более 50 направлений: от охраны труда и промбезопасности до менеджмента и сварочного производства.
• Удостоверения и дипломы установленного образца, программы по профстандартам РФ.
• Очный, очно-заочный и дистанционный форматы — без отрыва от работы.
• Персональный менеджер и сопровождение на всех этапах — от заявки до документа.

Повысить квалификацию Пройти переподготовку Выбрать курс

ЧТО ИЗУЧАЮТ НА ПЕРЕПОДГОТОВКЕ

Программа зависит от выбранной профессии. Для архивариуса изучают организацию хранения, учета и комплектования архивных документов, составление описей, экспертизу ценности и работу с электронным архивом. Для документоведа - документационное обеспечение управления, регистрацию и движение документов, контроль исполнения, делопроизводство и электронный документооборот.

Содержание программы должно учитывать требования профессионального стандарта и квалификационные требования к соответствующему виду деятельности.

КОМУ ДОСТУПНА ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Поступить на программу профессиональной переподготовки могут лица:

• со средним профессиональным образованием;

• с высшим образованием;

• получающие среднее профессиональное или высшее образование.

Требования к базовому образованию могут уточняться самой программой с учетом квалификационных требований и профессионального стандарта. Минимальный объем профессиональной переподготовки - 250 часов.

КАКОЕ НАПРАВЛЕНИЕ ВЫБРАТЬ

Ориентироваться стоит на будущие должностные обязанности.

Если интересует прием и хранение документов, ведение архивного учета, составление описей, поиск материалов и экспертиза их ценности, подходит направление по архивному делу.

Если планируется работа с регистрацией документов, организацией документооборота, контролем исполнения, локальными правилами делопроизводства и электронными системами, следует выбирать подготовку по документационному управлению.

При совмещении функций необходимо проверить требования конкретной вакансии. Иногда работодателю нужен сотрудник, который будет вести и делопроизводство, и архив. В такой ситуации узкой программы может оказаться недостаточно.

МОЖНО ЛИ УЧИТЬСЯ ДИСТАНЦИОННО

Формат определяется образовательной организацией и условиями конкретной программы. Приказ № 266 не устанавливает единую форму обучения для всех программ профессиональной переподготовки.

При дистанционном формате слушатель получает доступ к учебным материалам через электронную образовательную среду, выполняет задания и проходит предусмотренные программой формы контроля. Порядок итоговой аттестации устанавливает образовательная организация.

До поступления стоит уточнить продолжительность обучения, способ проведения занятий, порядок контроля знаний и формат итоговой аттестации.

КАК ВЫБРАТЬ УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР

Перед заключением договора проверьте:

1. Наличие лицензии на образовательную деятельность.

2. Статус программы - именно профессиональная переподготовка.

3. Объем обучения - не менее 250 часов.

4. Соответствие учебного плана выбранной профессии.

5. Учет профильного профессионального стандарта.

6. Форму итоговой аттестации и документ об окончании.

7. Срок, формат и стоимость обучения.

Если нужна помощь с выбором программы, обратитесь в Многопрофильный учебный центр «Феникс». Специалисты центра помогут подобрать направление профессиональной переподготовки на архивариуса или документоведа с учетом задач будущей работы и проконсультируют по условиям обучения.