Журнал регистрации инструктажей по охране труда: как правильно вести в 2026 году

ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЁТ ДОКУМЕНТОВ О ПРОХОЖДЕНИИ ИНСТРУКТАЖЕЙ

Каждая организация должна обеспечить работникам подготовку по безопасному выполнению производственных задач и иметь подтверждение того, что необходимые мероприятия были проведены. Сведения о прохождении обучения обычно фиксируют в специальных документах, которые помогают контролировать выполнение требований охраны труда.

Требования к организации обучения сотрудников установлены постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464. После введения этого нормативного акта ранее действовавший единый образец журнала для регистрации инструктажей на рабочем месте утратил обязательный статус. Теперь работодатель вправе выбрать удобный вариант оформления записей: разработать собственный журнал либо применять карточки учёта обучения работников требованиям охраны труда.

Постановление № 2464 не обязывает работодателей использовать именно журнал для внесения сведений о проведённых инструктажах. В документе также отсутствуют требования к конкретному названию и внешнему виду такого носителя информации. При этом многие организации продолжают вести журналы, поскольку такой способ позволяет системно хранить данные, контролировать сроки проведения мероприятий и быстро проверять наличие необходимых записей.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ УЧЁТ ИНСТРУКТАЖЕЙ В ЖУРНАЛАХ ОХРАНЫ ТРУДА

Для отражения сведений о проведённом обучении работодатель вправе применять несколько видов учётных документов. Порядок их использования определяется видом инструктажа и сотрудником, который отвечает за его проведение.

В один журнал обычно включают сведения о мероприятиях, связанных с подготовкой работников к выполнению обязанностей и соблюдением требований безопасности. В нём фиксируют:

• первичное обучение перед допуском сотрудника к самостоятельному выполнению работ;

• повторные инструктажи, которые проводят с установленной периодичностью — не реже одного раза в полгода;

• внеплановые инструктажи при изменении условий труда, требований контролирующих органов или организации производственного процесса;

• целевые мероприятия перед выполнением разовых работ, включая уборку территории или устранение последствий аварийных ситуаций.

Для вводного инструктажа оформляют отдельный документ. Его проведение возлагают на назначенного ответственного специалиста, а обучение обычно организуют в помещении, предназначенном для занятий по охране труда. Инструктажи непосредственно на рабочем месте проводит руководитель, контролирующий деятельность конкретного сотрудника.

Требования к внесению информации в журнал вводного инструктажа и документ учёта инструктажей на рабочем месте установлены постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Для каждого вида журнала предусмотрены свои правила оформления записей.

ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМЕ ЖУРНАЛА ИНСТРУКТАЖЕЙ

Постановление № 2464 не содержит обязательного шаблона журнала для учёта инструктажей по охране труда. Работодатель самостоятельно определяет структуру документа и утверждает подходящую форму.

При разработке собственного варианта необходимо включить все требуемые сведения. Также можно использовать готовый журнал учёта инструктажей на рабочем месте.

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ЖУРНАЛА УЧЁТА ИНСТРУКТАЖЕЙ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

При оформлении журнала регистрации инструктажей можно ориентироваться на рекомендации ГОСТ 12.0.004-2015 (приложение А). В начале документа указывают данные организации, а также период его ведения. Страницы журнала нумеруют, внутри размещают таблицу для внесения информации о проведённых инструктажах.

До 1 сентября 2026 года положения ГОСТ 12.0.004-2015 не применяются. При подготовке журнала следует учитывать требования постановления Правительства РФ № 2464, в котором приведены рекомендации по заполнению документов и примеры их оформления. Работодатель вправе утвердить собственный вариант журнала, если в нём отражены необходимые сведения.

В документ необходимо включить основные данные, предусмотренные пунктом 87 постановления № 2464:

• дату проведения инструктажа и сведения о работнике, прошедшем обучение: ФИО, должность, профессию, дату рождения;

• вид инструктажа, основание для проведения внепланового или целевого мероприятия, данные сотрудника, который проводил инструктаж, название применяемых локальных документов, а также подписи обеих сторон.

При заполнении журнала указывайте полные данные работников без сокращения фамилий, имён, отчеств, должностей и названий подразделений. Это помогает избежать ошибок при совпадении одинаковых фамилий сотрудников. Исправления с использованием штрихов, ластиков и других средств, скрывающих первоначальную запись, применять не рекомендуется, поскольку такие изменения могут вызвать вопросы при проверке.

КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА ПРОВЕДЕНИЕ ИНСТРУКТАЖЕЙ

Инструктажи на рабочих местах проводят сотрудники с необходимой подготовкой, которым поручено обучение персонала. Это могут быть мастера, руководители подразделений, наставники или другие ответственные специалисты.

Их назначают приказом: в документе закрепляют право проводить инструктажи и вести записи в журнале. Программы обучения составляют отдельно для каждой должности или группы профессий с учётом требований инструкций по охране труда.

КОГДА РАБОТОДАТЕЛЮ НУЖНО ПОДТВЕРДИТЬ ПРОВЕДЕНИЕ ИНСТРУКТАЖЕЙ

Для фиксации обучения сотрудников требованиям безопасности применяют журнал регистрации инструктажей. В нём отражают информацию о проведённых мероприятиях и прохождении работниками необходимой подготовки.

При проверке инспектор труда вправе запросить такой документ. Отсутствие журнала или ненадлежащее оформление записей может привести к административному взысканию по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Сумма штрафа зависит от статуса нарушителя:

• сотруднику, ответственному за соблюдение требований, может грозить от 2000 до 5000 рублей;

• индивидуальному предпринимателю назначают штраф в размере от 2000 до 5000 рублей;

• организации могут назначить выплату от 50 000 до 80 000 рублей.

ХРАНЕНИЕ ЗАПОЛНЕННОГО ЖУРНАЛА ИНСТРУКТАЖЕЙ В АРХИВЕ

Документ с внесёнными сведениями о проведённых инструктажах сохраняют после окончания его использования в течение 45 лет. Такой период установлен пунктом 423 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Перед передачей журнала на хранение на титульной стороне фиксируют основные данные: дату завершения заполнения, продолжительность хранения и число содержащихся в нём листов.

ПРОВЕРКА ЖУРНАЛОВ ИНСТРУКТАЖЕЙ ПЕРЕД ВИЗИТОМ ГИТ

Шаг 1. Проверьте, что в организации оформлены два отдельных документа: один для регистрации вводного инструктажа, второй — для инструктажей, проводимых на рабочем месте.

Шаг 2. Убедитесь, что в журнале присутствуют все обязательные сведения, предусмотренные пунктом 87 постановления № 2464.

Шаг 3. Сверьте даты проведения повторных инструктажей и проверьте, чтобы период между ними не превышал шесть месяцев.

Шаг 4. Проверьте наличие подписей в каждой записи. Документ должен содержать отметки как сотрудника, прошедшего инструктаж, так и специалиста, который его провёл.

Шаг 5. Убедитесь, что журнал подготовлен к хранению: страницы прошиты, пронумерованы, документ заверен подписью и печатью при её использовании в организации.

Шаг 6. Проверьте, что ответственный за проведение инструктажей сотрудник сам прошёл обучение по охране труда и проверку знаний в соответствии с пунктом 22 постановления № 2464.

Шаг 7. Если работники освобождены от первичного инструктажа, проверьте наличие утверждённого перечня должностей и соответствие условий труда по результатам СОУТ классам 1 или 2.

Проверьте все документы по охране труда заранее и устраните возможные недочёты до проведения проверки. Специалисты Многопрофильного учебного центра «Феникс» помогут разработать необходимую документацию, привести её в порядок и организовать обучение сотрудников по требованиям охраны труда.